Sygnaliści zewnętrzni

Zgodnie z art. 48 ustawy o ochronie sygnalistów, Zarząd Transportu Metropolitalnego wprowadził oraz niniejszym publikuje zasady oraz sposób zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń zewnętrznych w zakresie naruszeń prawa
 
Jak i gdzie dokonać zgłoszenia zewnętrznego w Zarządzie Transportu Metropolitalnego?
Sygnalista w celu przekazania zgłoszenia ma prawo skorzystać z następujących kanałów zgłoszeń:
1.   w postaci elektronicznej:
a)  za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnaliści_zewnetrzni@metropoliaztm.pl, przy czym rekomendowanym jest wykorzystanie zaszyfrowanego pliku (zabezpieczenie pliku hasłem). Hasło do pliku należy przekazać osobiście lub telefonicznie. 
b)  za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na adres: /METROPOLIAZTM/SkrytkaESP
c)   za pośrednictwem platformy e-Doręczenia na adres: AE:PL-56369-46231-TETGS-14
d)  poprzez przeznaczony formularz znajdujący się na stronie internetowej www.bip.metropoliaztm.pl (w zakładce[KZ1]  Organizacja ZTM / Sprawy do załatwienia / Sygnaliści); 
2.   w postaci papierowej: 
a)  wysłanej na adres: Zarząd Transportu Metropolitalnego, ul. Barbary 21A, 40-053 Katowice, z dopiskiem na kopercie wskazującym na poufność korespondencji wynikającą z procedury, np. „zgłoszenie nieprawidłowości”; 
b)  osobiście lub telefonicznie do wyznaczonego pracownika (nr tel. wew. 414). 
3.   w postaci ustnej:
a)  za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej, dokumentowanej za zgodą sygnalisty w formie: 
-      nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie lub 
-      kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy
b)  za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej, 
c)   na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku[KZ2] .

Ochrona Sygnalisty
1.   Zgodnie z prawem Sygnalista podlega ochronie pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje o naruszeniu prawa są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia,
2.   Ochronie podlegają również osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane z sygnalistą oraz osoby prawne lub inne jednostki organizacyjne pomagające sygnaliście.
3.   Na żądanie Sygnalisty, ZTM w przypadku, gdy będzie właściwy do podjęcia działań następczych wyda Sygnaliście zaświadczenie potwierdzające, że podlega ochronie.

Ścieżka rozpatrywania zgłoszenia
1.   Upoważniony pracownik rozpatrujący zgłoszenie, może zwrócić się do Sygnalisty o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje.
2.   W przypadku zgłoszenia zawierającego adres do kontaktu, upoważniony pracownik, w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, przesyła Sygnaliście potwierdzenie przyjęcia (chyba, że Sygnalista wystąpił z odmiennym wnioskiem lub ZTM ma obawy co do zagrożenia ochrony poufności Sygnalisty).
3.   Upoważniony pracownik dokonuje weryfikacji zgłoszenia i w przypadku gdy ZTM jest niewłaściwy do podjęcia działań następczych, przekazuje je do organu właściwego, a w przypadku, gdy zgłoszenia dotyczy ZTM, podejmuje działania następcze.
4.   W terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy, upoważniony pracownik przekazuje Sygnaliście informację zwrotną o podjętych działaniach i ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego.
5.   Termin rozpatrzenia zgłoszenia, może być wydłużony do 6 miesięcy, o czym należy poinformować Sygnalistę

Zasady poufności
1.   Dyrektor ZTM wyznacza pracownika, który jest uprawniony do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich weryfikacji, podejmowania działań następczych, przetwarzania danych osobowych, kontaktu z Sygnalistą oraz przekazywania niezbędnych informacji.
2.   Upoważniony pracownik, jest zobowiązany do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskał w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy. 
 
Zasady przetwarzania danych osobowych
1.   Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Transportu Metropolitalnego (ZTM), z siedzibą przy ul. Barbary 21A, 40-053 Katowice, adres email: kancelaria@metropoliaztm.pl, strona internetowa: metropoliaztm.pl.
2.   Zostały wyznaczone osoby do kontaktu w sprawie przetwarzania danych osobowych:
Inspektor ochrony danych: Bartłomiej Czauderna
Zastępca inspektora ochrony danych: Rafał Schreiber
Adres e-mail: iod@metropoliaztm.pl
3.   Dane będą przetwarzane w celu: 
a)  prowadzenia obsługi dotyczącej zgłoszeń w przedmiocie naruszeń prawa, tj. w szczególności analizy otrzymanego zgłoszenia. Powyższe ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa prawnego i finansowego przedsiębiorstwa, w tym zapobieganie oszustwom oraz nadużyciom. Dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (tj. konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze). 
b)  Dochodzenia, obrony przed roszczeniami, a także przechowywania dokumentów w celach dowodowych dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, co jest prawnie uzasadnionym interesem administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. 
4.   Odbiorcami Państwa danych osobowych - w zakresie w jakim jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania Państwa danych osobowych - mogą być: pracownicy przyjmujący zgłoszenie, osoby powołane do rozpatrywania zgłoszeń.
5.   Państwa dane osobowe nie będą przekazane poza Europejski Obszar Gospodarczy
6.   Dane osobowe Administrator przetwarzać będzie przez okres konieczny do zarejestrowania oraz obsługi zgłoszenia, następnie przechowywania dla udokumentowania wykonanych czynności oraz na wypadek ujawnienia nowych okoliczności w sprawie zgłoszenia, konieczności udostępnienia dokumentacji organom ścigania, instytucjom kontroli, organom sądowym oraz w razie wystąpienia roszczeń przez okres niezbędny do ich rozstrzygnięcia. Co do zasady dane osobowe będą przechowywane przez okres wyznaczony przepisami prawa w zakresie archiwizacji dokumentów oraz przez okres przedawnienia roszczeń.
7.   Zgłaszający ma prawo do: 
a)  na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, w tym prawo do uzyskania kopii danych; 
b)  na podstawie art. 16 RODO prawo do żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych; 
c)   prawo do usunięcia danych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 17 RODO, 
d)  prawo ograniczenia przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 18 RODO, 
e)  wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO), sprzeciw przysługuje wobec przetwarzania przez Administratora danych w prawnie uzasadnionych celach Administratora z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją. 
f)    prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), 7. Podanie danych osobowych w formularzu zgłoszenia naruszenia jest dobrowolne.
8.   Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany czy też nie będą podlegać profilowaniu.
Podanie Państwa danych jest dobrowolne, niemniej niezbędne w celu rozpatrzenia zgłoszenia i stosowania procedury(nie dotyczy to zgłoszeń anonimowych).
 
Charakter działań następczych
1.   W wyniku postępowania wyjaśniającego możliwe jest podjęcie następujących działań następczych bez obowiązku zachowania ich kolejności: 
1)  złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa lub wykroczenia do właściwych organów ścigania. Obowiązek złożenia do właściwego organu zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa bądź zawiadomienia o możliwości jego popełnienia istnieje w każdym uzasadnionym przypadku, gdy uzna, że naruszenie spełnia znamiona czynu zabronionego będącego przestępstwem, 
2)  wydanie odpowiedniego polecenia, 
3)  podjęcie środków dyscyplinarnych i innych środków przewidzianych w obowiązujących przepisach prawa,
4)  podjęcie odpowiednich działań zapobiegawczych, mających na celu wyeliminowanie podobnych naruszeń w przyszłości,
5)  przekazanie bez zbędnej zwłoki właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu zewnętrznym w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki, jeżeli przewidują to przepisy odrębne.

Zakaz działań odwetowych
1.   Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, groźby działań odwetowych i próby podejmowania działań odwetowych.
2.   Żaden Sygnalista, osoba mu pomagająca lub powiązania z nim, która korzysta z instrumentów przewidzianych w procedurze oraz w przepisach prawa nie może spotkać się z odwetem lub negatywną oceną swojego zachowania ze strony przełożonych oraz innych pracowników. Dotyczy to także osób, które występują we wszelkich postępowaniach w charakterze świadka lub sygnalizują przewidzianym prawem organom, dostrzeżone nieprawidłowości lub udzielają wsparcia w tym zakresie innym pracownikom.
3.   Zakaz działań odwetowych obejmuje zarówno ochronę osób dokonujących zgłoszenia, jak i osób pomagającym im w dokonaniu zgłoszenia.
4.   Zakaz działań odwetowych obowiązuje także, jeżeli w toku rozpoznania okaże się, że zgłoszenie było bezzasadne.
 
Ochrona Sygnalisty przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności
1.   Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
2.   W przypadku gdy możliwe jest zaradzenie naruszeniu prawa w ramach struktury organizacyjnej podmiotu, którego naruszenie dotyczy i nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, należy w pierwszej kolejności rozważyć skorzystanie z procedury zgłoszeń wewnętrznych.
 
Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa
Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, 
e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl, 
ePUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza: /RPO/SkrytkaESP)